如何做好采購管理是一門學(xué)問,作為采購部門的項(xiàng)目?管理來說,就是需要在現(xiàn)有的條件實(shí)現(xiàn)最優(yōu)服務(wù)、最好產(chǎn)品、最低價(jià)格的采購,以博取低成本的價(jià)格優(yōu)勢和快速的產(chǎn)品上市時(shí)間,以達(dá)到提高公司產(chǎn)品市場競爭力的目的。那么如何用六西格瑪的DMAIC做采購管理?下文一起來看看吧。
一、定義
定義階段的主要內(nèi)容包括:定義核心采購流程和關(guān)鍵需求,同時(shí)站在客戶的角度,分析評估核心流程對采購績效的影響和潛在效益,找出對客戶來說最重要的事項(xiàng),也就是“質(zhì)量關(guān)鍵特性”(Critical to Quality ,CTQ)。
?。?)客戶的價(jià)值取向和期望決定他對產(chǎn)品或服務(wù)的認(rèn)知質(zhì)量,客戶對他所接受的產(chǎn)品或服務(wù)的狀態(tài)和效果與其認(rèn)知質(zhì)量相比較,決定他對產(chǎn)品或服務(wù)的感知質(zhì)量。采購部門在識(shí)別客戶的要求時(shí),應(yīng)從客戶的角度出發(fā),按照客戶的要求建立采購部門的工作標(biāo)準(zhǔn)并依次來改進(jìn)部門的各項(xiàng)工作是6σ采購管理的重要理念。DMAIC 可以很好地將客戶的要求轉(zhuǎn)化為要解決的問題。
?。?)明確客戶要求后,DMAIC 要求將此要求轉(zhuǎn)化為6σ采購管理的具體目標(biāo)。6σ采購管理目標(biāo)的類型主要有質(zhì)量、采購周期時(shí)間和費(fèi)用成本等。DMAIC對采購管理中的實(shí)施目標(biāo)的主要要求是:目標(biāo)既要先進(jìn)又要合理;目標(biāo)的結(jié)果應(yīng)是可以測定的;6σ目標(biāo)應(yīng)同時(shí)必須得到6σ采購團(tuán)隊(duì)的倡導(dǎo)者、管理者、執(zhí)行者等各參與方、利益方的認(rèn)同;設(shè)定目標(biāo)時(shí)同時(shí)應(yīng)考慮時(shí)間因素,以便總體統(tǒng)籌時(shí)間、合理安排計(jì)劃。DMAIC 所要求的目標(biāo)的客觀性要求有相應(yīng)的采購組織結(jié)構(gòu)和采購人員素質(zhì)進(jìn)行保障。但在實(shí)際運(yùn)行中,大多數(shù)企業(yè)中很難真正達(dá)成。
?。?)同時(shí),對DMAIC 模式采購管理范圍有一個(gè)清晰的界定有助于此項(xiàng)目的完成及6σ戰(zhàn)略的實(shí)施。制約條件既包括人、財(cái)、物、信息等內(nèi)部資源情況,也包括外部環(huán)境制約。明確DMAIC 模式采購管理的制約條件,對DMAIC 模式意義重大。
?。?)6σ改進(jìn)主要是通過采購流程改進(jìn)實(shí)現(xiàn)采購績效改進(jìn)。因此,對采購流程的描述和管理就成為6σ改進(jìn)的基礎(chǔ)。DMAIC建議在確認(rèn)需要改進(jìn)的采購業(yè)務(wù)流程、采購目標(biāo)分析的基礎(chǔ)上,通過繪制采購流程圖的方法進(jìn)行。采購流程圖是用來描述流程系統(tǒng)各組成部分之間的關(guān)系,展示全過程的主要子過程或活動(dòng)的框圖。繪制流程圖可明確過程范圍,關(guān)鍵要素的輸入與輸出等主要事項(xiàng),是界定階段明確改進(jìn)的核心采購流程的重要方法。
二、測量
測量就是找出關(guān)鍵點(diǎn),為采購流程中的缺陷建立測量基本步驟。6σ項(xiàng)目參與人員在接受基礎(chǔ)概率與統(tǒng)計(jì)學(xué)的訓(xùn)練,及統(tǒng)計(jì)分析軟件與測量分析等培訓(xùn)后。通過測量準(zhǔn)確確定當(dāng)前的采購績效水平和流程改進(jìn)的目標(biāo)。
?。?)在測量階段,DMAIC 建議首先通過對采購流程圖的分析,根據(jù)采購業(yè)績相關(guān)數(shù)據(jù),找出對采購業(yè)績有重要影響的數(shù)據(jù),然后再進(jìn)行故障模式影響和危害度分析,以完成過程的描述。
?。?)用于測量的系統(tǒng)包括測量設(shè)備和軟件,測量人員,測量程序和方法,測量環(huán)境等。測量系統(tǒng)應(yīng)具有足夠的分辨力和統(tǒng)計(jì)穩(wěn)定性是DMAIC方法中特別強(qiáng)調(diào)的部分。準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)來源于準(zhǔn)確的測量,所以要認(rèn)真識(shí)別并記錄那些對采購業(yè)績有重要影響的數(shù)據(jù)。
三、分析
分析即探究問題發(fā)生的根本原因。運(yùn)用統(tǒng)計(jì)分析,檢測影響采購結(jié)果的潛在因素,找出缺陷發(fā)生的最重要根源,確認(rèn)與缺陷相關(guān)聯(lián)的關(guān)鍵因素,DMAIC 針對不同情況建議了許多具體的統(tǒng)計(jì)分析工具。
?。?)通過收集測量階段的數(shù)據(jù)并對其進(jìn)行分析,確定影響采購績效的關(guān)鍵因素。收集和分析數(shù)據(jù)應(yīng)注意工作的計(jì)劃性,重視特異數(shù)據(jù)的研究和處理,使用必要的統(tǒng)計(jì)分析工具以觀察數(shù)據(jù)的總體變化趨勢,特異現(xiàn)象。
?。?)在上述分析的基礎(chǔ)上,使用專業(yè)方法建立這些關(guān)鍵問題與其影響因素之間的因果關(guān)系并通過因果關(guān)系把關(guān)鍵點(diǎn)與其影響因素有機(jī)地聯(lián)系起來。然后,對已建立的因果關(guān)系在組織的實(shí)際采購工作中進(jìn)行驗(yàn)證,即用專業(yè)方法確定那些關(guān)鍵點(diǎn)與其影響因素間是否具有因果關(guān)系。
(3)用統(tǒng)計(jì)方法確定少數(shù)關(guān)鍵影響因素以便能集中有限的資源和時(shí)間,對所要解決的問題實(shí)6σ改進(jìn)。DMAIC 特別強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵的少數(shù)的事半功倍的效果。
四、改進(jìn)
改進(jìn)即找出最佳解決方案,然后擬定行動(dòng)計(jì)劃,確實(shí)執(zhí)行。這個(gè)步驟需不斷測試,查看改進(jìn)方案是否發(fā)揮效用,減少錯(cuò)誤。
(1)制定采購過程改進(jìn)方案前必須廣泛征集改進(jìn)建議。征集改進(jìn)建議時(shí)應(yīng)讓團(tuán)隊(duì)成員充分了解分析階段所提供的信息資料,進(jìn)而提出以數(shù)據(jù)和事實(shí)為依據(jù)的改進(jìn)建議。應(yīng)用頭腦風(fēng)暴法等先進(jìn)的思維方法,充分激發(fā)團(tuán)隊(duì)成員的創(chuàng)造思維及團(tuán)隊(duì)成員之間的互動(dòng)作用。DMAIC 特別注意征集團(tuán)隊(duì)外部的有益建議。
?。?)對征集來的各種改進(jìn)建議進(jìn)行分析研究,加工整理以形成一個(gè)能夠達(dá)到目標(biāo)要求、符合實(shí)際的采購流程改進(jìn)方案。制定改進(jìn)方案應(yīng)注意以6σ目標(biāo)為導(dǎo)向,應(yīng)形成改進(jìn)方案的規(guī)范文件,包括改進(jìn)方案說明書,改進(jìn)方案的工作內(nèi)容,實(shí)施步驟,采取的措施,資源準(zhǔn)備,負(fù)責(zé)人員,時(shí)間進(jìn)度等。
?。?)改進(jìn)方案的實(shí)施階段的工作主要有作好采購實(shí)施過程策劃、確認(rèn)采購過程改進(jìn)措施、確認(rèn)管理模式及進(jìn)度要求等,并對采購管理中發(fā)生的問題及時(shí)采取糾正措施。對遇到的問題采取相應(yīng)的措施并對實(shí)施過程適時(shí)進(jìn)行評價(jià)和總結(jié)等。
五、控制
為確保所做的改進(jìn)能夠持續(xù)下去,測量不能中斷,還應(yīng)制定措施來維持采購流程改進(jìn)后的質(zhì)量水平,并確保長期收益??刂剖?σ戰(zhàn)略能長期改善采購質(zhì)量與成本的關(guān)鍵。
?。?)實(shí)施過程取得成果后應(yīng)對成果制定相應(yīng)的執(zhí)行性文件納入到組織的文件體系之中,以保證這些改進(jìn)成果的推廣應(yīng)用。采購組織的管理體系通過跟蹤和評價(jià)成果文件的實(shí)施成效及時(shí)作出調(diào)整,以進(jìn)行有效的控制。
(2)6σ采購過程管理的監(jiān)控職責(zé)主要有監(jiān)控過程文件的實(shí)施、保持過程記錄、確認(rèn)失控現(xiàn)象和糾正措施的分析以及與其它管理者的溝通等。其目的在于使采購改進(jìn)過程達(dá)到預(yù)期的效果。
?。?)過程監(jiān)控是DMAIC采購改進(jìn)成果能否鞏固,6σ改進(jìn)能否持續(xù)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。實(shí)施有效的過程監(jiān)控能對采購過程是否滿足客戶需求做出及時(shí)的反應(yīng),能對過程出現(xiàn)的問題及時(shí)作出分析,并采取相應(yīng)措施加以糾正和改進(jìn)。這樣便能有效地推動(dòng)改進(jìn)過程不斷的發(fā)展和提高。
DMAIC這種革新的6σ方法強(qiáng)調(diào)定量方法和工具的運(yùn)用,強(qiáng)調(diào)對客戶需求滿意的詳盡定義與量化表述,每一階段都有明確的目標(biāo)并由相應(yīng)的工具或方法輔助。DMAIC6σ模式采購管理不僅專注于不斷提高,更注重目標(biāo),通過實(shí)施模式,采購部門可清晰地知道自身的水平、改進(jìn)提高的額度與目標(biāo)的距離等。
擴(kuò)展閱讀:您的企業(yè)如需推行六西格瑪咨詢,不知組建六西格瑪項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),如何做項(xiàng)目計(jì)劃書,請致電博革咨詢,免費(fèi)提供六西格瑪項(xiàng)目咨詢方案,提供企業(yè)內(nèi)訓(xùn)和項(xiàng)目輔導(dǎo)咨詢服務(wù)。全國咨詢熱線:021-62373515 ,15721533189(24小時(shí)為您服務(wù))
一、定義
定義階段的主要內(nèi)容包括:定義核心采購流程和關(guān)鍵需求,同時(shí)站在客戶的角度,分析評估核心流程對采購績效的影響和潛在效益,找出對客戶來說最重要的事項(xiàng),也就是“質(zhì)量關(guān)鍵特性”(Critical to Quality ,CTQ)。
?。?)客戶的價(jià)值取向和期望決定他對產(chǎn)品或服務(wù)的認(rèn)知質(zhì)量,客戶對他所接受的產(chǎn)品或服務(wù)的狀態(tài)和效果與其認(rèn)知質(zhì)量相比較,決定他對產(chǎn)品或服務(wù)的感知質(zhì)量。采購部門在識(shí)別客戶的要求時(shí),應(yīng)從客戶的角度出發(fā),按照客戶的要求建立采購部門的工作標(biāo)準(zhǔn)并依次來改進(jìn)部門的各項(xiàng)工作是6σ采購管理的重要理念。DMAIC 可以很好地將客戶的要求轉(zhuǎn)化為要解決的問題。
?。?)明確客戶要求后,DMAIC 要求將此要求轉(zhuǎn)化為6σ采購管理的具體目標(biāo)。6σ采購管理目標(biāo)的類型主要有質(zhì)量、采購周期時(shí)間和費(fèi)用成本等。DMAIC對采購管理中的實(shí)施目標(biāo)的主要要求是:目標(biāo)既要先進(jìn)又要合理;目標(biāo)的結(jié)果應(yīng)是可以測定的;6σ目標(biāo)應(yīng)同時(shí)必須得到6σ采購團(tuán)隊(duì)的倡導(dǎo)者、管理者、執(zhí)行者等各參與方、利益方的認(rèn)同;設(shè)定目標(biāo)時(shí)同時(shí)應(yīng)考慮時(shí)間因素,以便總體統(tǒng)籌時(shí)間、合理安排計(jì)劃。DMAIC 所要求的目標(biāo)的客觀性要求有相應(yīng)的采購組織結(jié)構(gòu)和采購人員素質(zhì)進(jìn)行保障。但在實(shí)際運(yùn)行中,大多數(shù)企業(yè)中很難真正達(dá)成。
?。?)同時(shí),對DMAIC 模式采購管理范圍有一個(gè)清晰的界定有助于此項(xiàng)目的完成及6σ戰(zhàn)略的實(shí)施。制約條件既包括人、財(cái)、物、信息等內(nèi)部資源情況,也包括外部環(huán)境制約。明確DMAIC 模式采購管理的制約條件,對DMAIC 模式意義重大。
?。?)6σ改進(jìn)主要是通過采購流程改進(jìn)實(shí)現(xiàn)采購績效改進(jìn)。因此,對采購流程的描述和管理就成為6σ改進(jìn)的基礎(chǔ)。DMAIC建議在確認(rèn)需要改進(jìn)的采購業(yè)務(wù)流程、采購目標(biāo)分析的基礎(chǔ)上,通過繪制采購流程圖的方法進(jìn)行。采購流程圖是用來描述流程系統(tǒng)各組成部分之間的關(guān)系,展示全過程的主要子過程或活動(dòng)的框圖。繪制流程圖可明確過程范圍,關(guān)鍵要素的輸入與輸出等主要事項(xiàng),是界定階段明確改進(jìn)的核心采購流程的重要方法。
二、測量
測量就是找出關(guān)鍵點(diǎn),為采購流程中的缺陷建立測量基本步驟。6σ項(xiàng)目參與人員在接受基礎(chǔ)概率與統(tǒng)計(jì)學(xué)的訓(xùn)練,及統(tǒng)計(jì)分析軟件與測量分析等培訓(xùn)后。通過測量準(zhǔn)確確定當(dāng)前的采購績效水平和流程改進(jìn)的目標(biāo)。
?。?)在測量階段,DMAIC 建議首先通過對采購流程圖的分析,根據(jù)采購業(yè)績相關(guān)數(shù)據(jù),找出對采購業(yè)績有重要影響的數(shù)據(jù),然后再進(jìn)行故障模式影響和危害度分析,以完成過程的描述。
?。?)用于測量的系統(tǒng)包括測量設(shè)備和軟件,測量人員,測量程序和方法,測量環(huán)境等。測量系統(tǒng)應(yīng)具有足夠的分辨力和統(tǒng)計(jì)穩(wěn)定性是DMAIC方法中特別強(qiáng)調(diào)的部分。準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)來源于準(zhǔn)確的測量,所以要認(rèn)真識(shí)別并記錄那些對采購業(yè)績有重要影響的數(shù)據(jù)。
三、分析
分析即探究問題發(fā)生的根本原因。運(yùn)用統(tǒng)計(jì)分析,檢測影響采購結(jié)果的潛在因素,找出缺陷發(fā)生的最重要根源,確認(rèn)與缺陷相關(guān)聯(lián)的關(guān)鍵因素,DMAIC 針對不同情況建議了許多具體的統(tǒng)計(jì)分析工具。
?。?)通過收集測量階段的數(shù)據(jù)并對其進(jìn)行分析,確定影響采購績效的關(guān)鍵因素。收集和分析數(shù)據(jù)應(yīng)注意工作的計(jì)劃性,重視特異數(shù)據(jù)的研究和處理,使用必要的統(tǒng)計(jì)分析工具以觀察數(shù)據(jù)的總體變化趨勢,特異現(xiàn)象。
?。?)在上述分析的基礎(chǔ)上,使用專業(yè)方法建立這些關(guān)鍵問題與其影響因素之間的因果關(guān)系并通過因果關(guān)系把關(guān)鍵點(diǎn)與其影響因素有機(jī)地聯(lián)系起來。然后,對已建立的因果關(guān)系在組織的實(shí)際采購工作中進(jìn)行驗(yàn)證,即用專業(yè)方法確定那些關(guān)鍵點(diǎn)與其影響因素間是否具有因果關(guān)系。
(3)用統(tǒng)計(jì)方法確定少數(shù)關(guān)鍵影響因素以便能集中有限的資源和時(shí)間,對所要解決的問題實(shí)6σ改進(jìn)。DMAIC 特別強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵的少數(shù)的事半功倍的效果。
四、改進(jìn)
改進(jìn)即找出最佳解決方案,然后擬定行動(dòng)計(jì)劃,確實(shí)執(zhí)行。這個(gè)步驟需不斷測試,查看改進(jìn)方案是否發(fā)揮效用,減少錯(cuò)誤。
(1)制定采購過程改進(jìn)方案前必須廣泛征集改進(jìn)建議。征集改進(jìn)建議時(shí)應(yīng)讓團(tuán)隊(duì)成員充分了解分析階段所提供的信息資料,進(jìn)而提出以數(shù)據(jù)和事實(shí)為依據(jù)的改進(jìn)建議。應(yīng)用頭腦風(fēng)暴法等先進(jìn)的思維方法,充分激發(fā)團(tuán)隊(duì)成員的創(chuàng)造思維及團(tuán)隊(duì)成員之間的互動(dòng)作用。DMAIC 特別注意征集團(tuán)隊(duì)外部的有益建議。
?。?)對征集來的各種改進(jìn)建議進(jìn)行分析研究,加工整理以形成一個(gè)能夠達(dá)到目標(biāo)要求、符合實(shí)際的采購流程改進(jìn)方案。制定改進(jìn)方案應(yīng)注意以6σ目標(biāo)為導(dǎo)向,應(yīng)形成改進(jìn)方案的規(guī)范文件,包括改進(jìn)方案說明書,改進(jìn)方案的工作內(nèi)容,實(shí)施步驟,采取的措施,資源準(zhǔn)備,負(fù)責(zé)人員,時(shí)間進(jìn)度等。
?。?)改進(jìn)方案的實(shí)施階段的工作主要有作好采購實(shí)施過程策劃、確認(rèn)采購過程改進(jìn)措施、確認(rèn)管理模式及進(jìn)度要求等,并對采購管理中發(fā)生的問題及時(shí)采取糾正措施。對遇到的問題采取相應(yīng)的措施并對實(shí)施過程適時(shí)進(jìn)行評價(jià)和總結(jié)等。
五、控制
為確保所做的改進(jìn)能夠持續(xù)下去,測量不能中斷,還應(yīng)制定措施來維持采購流程改進(jìn)后的質(zhì)量水平,并確保長期收益??刂剖?σ戰(zhàn)略能長期改善采購質(zhì)量與成本的關(guān)鍵。
?。?)實(shí)施過程取得成果后應(yīng)對成果制定相應(yīng)的執(zhí)行性文件納入到組織的文件體系之中,以保證這些改進(jìn)成果的推廣應(yīng)用。采購組織的管理體系通過跟蹤和評價(jià)成果文件的實(shí)施成效及時(shí)作出調(diào)整,以進(jìn)行有效的控制。
(2)6σ采購過程管理的監(jiān)控職責(zé)主要有監(jiān)控過程文件的實(shí)施、保持過程記錄、確認(rèn)失控現(xiàn)象和糾正措施的分析以及與其它管理者的溝通等。其目的在于使采購改進(jìn)過程達(dá)到預(yù)期的效果。
?。?)過程監(jiān)控是DMAIC采購改進(jìn)成果能否鞏固,6σ改進(jìn)能否持續(xù)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。實(shí)施有效的過程監(jiān)控能對采購過程是否滿足客戶需求做出及時(shí)的反應(yīng),能對過程出現(xiàn)的問題及時(shí)作出分析,并采取相應(yīng)措施加以糾正和改進(jìn)。這樣便能有效地推動(dòng)改進(jìn)過程不斷的發(fā)展和提高。
DMAIC這種革新的6σ方法強(qiáng)調(diào)定量方法和工具的運(yùn)用,強(qiáng)調(diào)對客戶需求滿意的詳盡定義與量化表述,每一階段都有明確的目標(biāo)并由相應(yīng)的工具或方法輔助。DMAIC6σ模式采購管理不僅專注于不斷提高,更注重目標(biāo),通過實(shí)施模式,采購部門可清晰地知道自身的水平、改進(jìn)提高的額度與目標(biāo)的距離等。
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作者:博革咨詢
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