一、定義階段
1.項目背景
· 《信用管理制度》規(guī)定,對于超信用出庫應嚴格控制,未經(jīng)審批不得出庫;
· 審批流程在OA中完成。
2.問題描述
· 無紙化審批;
· 每個流程需要7-8個審批節(jié)點;
· 對于著急發(fā)貨,但不滿足信用條件的訂單,無法及時出庫。
· 業(yè)務(wù)員提出“信用解凍流程”審批節(jié)點過多、速度較慢,超過業(yè)務(wù)員預計解凍時間,導致發(fā)貨時間滯后。
3.指標定義
· Y的定義
Y=信用解凍平均耗時
Y1=銷售部(純銷)信用解凍平均耗時
Y2=藥品分銷部信用解凍平均耗時
Y3=疫苗部信用解凍平均耗時
· 指標計算
√ 起點:業(yè)務(wù)員提交信用解凍申請;
√ 終點:審批流結(jié)束并歸檔(含非工作日時間)
4.項目范圍
· 涉及部門:銷售部(純銷)、藥品分銷部、疫苗部、財務(wù)部,總經(jīng)辦;
· 涉及流程: OA中“信用解凍審批流程”。
5.項目目標及收益
· 項目目標
√ 梳理和優(yōu)化現(xiàn)有信用解凍審批流程;
√ 分析和尋找解凍耗時的原因;
√ 縮短信用解凍平均時間。
· 項目收益
√ 風險可控前提下,縮短下訂單時間節(jié)
√ 盡早發(fā)貨
√ 提高客戶滿意度
二、測量階段
1.各部門超信用解凍筆數(shù)統(tǒng)計
2.各節(jié)點平均耗時統(tǒng)計
· 銷售部(純銷)
· 疫苗部
· 藥品分銷部
3.重復審批訂單與總超信用訂單數(shù)量對比圖
· 重復審批訂單:因為同一超信用原因而大量特批出庫的訂單;
· 重復審批訂單數(shù)量占比=當月同一原因特批的訂單數(shù)量/當月特批總訂單數(shù)量。
三、分析階段
1.重復審批
· 因為發(fā)票金額限制,單筆訂單金額必須小于等于117萬,導致拆單;
· 在一期間內(nèi),因同一超信用原因而大量多次特批發(fā)貨的訂單。
2.審批不及時
· 審批人員外出辦公或開會,未授權(quán);
· 審批人員長時間未關(guān)注審批,導致審批滯后。
3.審批節(jié)點多
· 每筆流程需要經(jīng)過7或8個審批節(jié)點;
· 僅對“總經(jīng)理”處節(jié)點做了分流。
四、改進階段
1.重復審批——提前申請臨時額度和賬期
√ 增加新的流程:“客戶臨時額度及賬期申請流程”;
√ 大量發(fā)貨前申請;
√ 逐級審批;
√ 在一定期間內(nèi)增加臨時額度及賬期;
√ 到期后自動恢復原額度和原賬期;
√ 跟蹤回款承諾時間。
2.審批節(jié)點多——風險可控的前提下適度授權(quán)
√ 按風險級別細分客戶等級;
√ 審批權(quán)限的授權(quán);
√ 風險點的控制。
√ 總經(jīng)理節(jié)點優(yōu)化前后對比:
√ 主管副總及財務(wù)總監(jiān)節(jié)點優(yōu)化前后對比:
3.審批不及時——縮短每個審批節(jié)點的審批時間
√ 及時授權(quán);
√ 增加超時提醒功能:短信提醒、郵件提醒、抄上級領(lǐng)導;
√ 整理各部門節(jié)點耗時情況,并下發(fā)。
五、控制階段
· 改善效果
改善措施自2014年11月1日起開始實施,故選取14年11月—15年1月信用解凍數(shù)據(jù),改善后效果如下:
· 標準化——《信用管理制度》
√ 增加臨時額度及臨時賬期的管理
√ 審批流程及權(quán)限的調(diào)整
√ 客戶等級劃分的調(diào)整
作者:博革咨詢